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Le challenge des datas instruments : Les écueils à éviter

Introduction :

Dans la gestion des instruments chirurgicaux, la qualité et la complétude des données sont des facteurs clés de réussite.

Pourtant, les systèmes de traçabilité hospitalière rencontrent souvent le même obstacle : des données systématiquement incomplètes et non génériques, trop souvent négligées par des fournisseurs de solutions qui n’ont pas l’expertise suffisante pour répondre aux besoins spécifiques du secteur hospitalier.

Ces insuffisances en traçabilité engendrent des dysfonctionnements, une perte d'efficacité et, parfois, des coûts importants.

Cette Newsletter vise à exposer les principaux écueils et à partager les meilleures pratiques pour établir une gestion des données plus fiable et durable.

1. Les risques d’une gestion de données sans procédure

Lorsqu'il n'existe pas de procédures précises pour créer les données, les problèmes se multiplient et le système se fragilise, impactant la fiabilité et l'efficacité des opérations.

Manque de standardisation : En l’absence de règles claires, chaque utilisateur peut consigner les informations différemment, ce qui crée des incohérences et des erreurs. Des personnes différentes peuvent entrer les mêmes informations de manière divergente, tandis qu’un même utilisateur peut changer de méthode au fil du temps en l’absence de modèle uniforme. De plus, les appellations des instruments peuvent varier selon les régions ou les fabricants, augmentant la confusion si aucune nomenclature standard n’est appliquée.

Difficulté d’écriture selon des règles précises : En l'absence de modèles ou de « Template » dédié, il est difficile de garantir une saisie uniforme et conforme aux standards requis. Les informations sensibles peuvent être inconsistantes, mal formatées ou insuffisantes, ce qui nuit à l’utilité et à la sécurité des données collectées.

L’absence de procédures de gestion nuit ainsi gravement à la précision et à l’efficience de la traçabilité, rendant plus difficile l’exploitation des données et la coordination entre services.

2. Les supports de stockage : avantages et limites

Les fichiers Excel, PDF et Word sont souvent employés pour stocker les informations d'instruments chirurgicaux. De même, des bases de données aléatoires et non harmonisées, provenant de multiples sources, sont intégrées aux systèmes d’informations pour permettre des remplissages faciles.

Ces formats sont facilement accessibles mais révèlent rapidement leurs limites pour un usage hospitalier complexe :

Excel permet une gestion basique de tableaux mais peut se révéler lourd lorsque le volume de données augmente.

PDF et Word sont statiques, rendant les informations vite obsolètes sans possibilité de mise à jour dynamique.

Bases de données intégrées aux systèmes de traçabilité : Si elles permettent un suivi des opérations, ces bases ne fournissent pas de données génériques et complètes, limitant la flexibilité et l’exhaustivité nécessaires à un bon système de gestion.

Les supports non centralisés et non uniformisés, ou trop rigides, sont sources d’erreurs, réduisant la fiabilité des informations nécessaires à une gestion fluide des instruments. Ils provoquent trop souvent des amas de données en double, en triple, ou plus encore, qui polluent et affectent lourdement la fluidité nécessaire au fonctionnement du système de traçabilité.

3. La justesse, la complétude et la précision : des valeurs indispensables

Des données exactes, complètes et précises garantissent une gestion optimale des ressources et permettent de sécuriser les interventions chirurgicales.

  • Données complètes : Elles sont nécessaires pour anticiper les besoins en instruments et prévenir les ruptures de stock.

  • Données justes et précises : La précision et la véracité des informations assurent une traçabilité rigoureuse et réduisent les risques de retards ou d’erreurs en salle opératoire.

Les conséquences de données incomplètes, imprécises ou erronées sont coûteuses et nuisent directement à la qualité des soins.

4. Les défis du partage de données multiples et non standardisées

Lorsque des informations sont stockées dans des formats variés (Excel, Word, PDF), des difficultés de communication et d’accès apparaissent :

Mises à jour compliquées : L'absence d'un point de référence unique pour les données complexifie la mise à jour des informations.

Accès limité : Certains formats ne sont pas accessibles à tous les collaborateurs, notamment ceux en externe.

Incohérences : Des supports non harmonisés favorisent les doublons et les incompatibilités.

Un système centralisé et standardisé est indispensable pour garantir une vision partagée des données.

5. Classification des données : une structure essentielle

Une bonne classification organise les données en fonction de critères tels que les familles, les types, les spécialités et certaines spécificités importantes des instruments, facilitant la recherche et la gestion.

  • Recherche rapide : Une classification précise permet de trouver rapidement les données d’un instrument, contribuant à la réactivité des équipes.

  • Réduction des erreurs : Une bonne organisation réduit les risques de confusion et garantit une bonne gestion globale.

Cette organisation structurée des informations est un facteur clé pour garantir la sécurité et l’efficacité des processus en salle d'opération.

Conclusion :

La qualité des données constitue le socle de la gestion des instruments chirurgicaux et de la sécurité en salle d'opération.

En délaissant souvent la complétude et la standardisation, de nombreux fournisseurs de solutions de traçabilité hospitalière compromettent la qualité des soins en ne proposant pas de système conçu pour répondre aux besoins spécifiques de l’hôpital.

L’utilisation d’un système centralisé, avec des données justes, complètes et précises, permet de transformer la gestion des instruments en facilitant des mesures précises : taux de rotation des instruments, suivi des stocks en temps réel, fréquence d’utilisation par instrument et anticipation des besoins de réapprovisionnement. Ces indicateurs sont essentiels pour identifier les zones d’optimisation et mieux gérer les ressources.

En outre, une base de données harmonisée et partagée améliore la communication entre équipes. Les équipes chirurgicales, pharmaciens, cadres et agents de stérilisation, gestionnaires peuvent accéder aux mêmes informations fiables, favorisant ainsi une coordination optimale et une prise de décision plus rapide et sécurisée.

En évitant les écarts et les redondances, un modèle de données précis et partagé, optimise la performance globale, réduit les coûts et garantit la continuité des soins en toute sécurité. 

Jean-Paul Averty

Président-Fondateur de InWay SAS

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